Renégocier les contrats d’entretien en copropriété

#CHANGEMENTDEPAGE#!! Reconduction tacite, et augmentation

Chauffagiste, jardinier, ascensoriste… Une copropriété s’entoure de plusieurs prestataires pour entretenir les équipements communs. Signés par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires, leurs contrats s’exécutent et se renouvellent dans la majorité des cas par tacite reconduction, chaque année avec une légère augmentation.

"Ils constituent un élément récurrent des charges d’une copropriété. Il est important de s’en préoccuper avant que les tarifs ne s’envolent", conseille Christine Dobrohodov, juriste à l’Union nationale des associations de responsables de copropriété.

Renégocier régulièrement les contrats

Quand on contrôle ces contrats, les prestations promises et celles réellement effectuées, le prix initial et le coût actuel, il faut s’attendre à des surprises : augmentations erratiques, prestations facturées hors contrat… Les postes les plus lourds nécessitent une attention particulière : le chauffage représente en moyenne 20 % des charges d’un immeuble, les frais de personnel 15,8 %, l’entretien des ascenseurs 5,4 % et l’assurance, elle, 5,3 %.

Pour maintenir un niveau de prix acceptable et une qualité de prestation correcte, "il faut renégocier systématiquement les contrats passés avec les prestataires et les mettre en concurrence", préconise Yves Mosse, délégué général de l’Union nationale de la propriété immobilière. Si, dans la majorité des cas, l’engagement se renouvelle annuellement, la remise en concurrence des contrats pluriannuels (chauffage, entretien de l’ascenseur) est plus difficile.

"Rien n’empêche de renégocier en cours de contrat et de faire insérer une nouvelle clause", précise Christine Dobrohodov. Ainsi, vous maîtriserez mieux le poste chauffage en insérant dans le contrat une clause basée sur les "degrés jours unifiés" (DJU), une unité de mesure quantifiant la température hivernale au quotidien. Objectif : adapter la consommation énergétique à l’évolution des DJU et éviter ainsi de surchauffer.

Comparer les garanties offertes

Renégociation ou mise en concurrence ne signifient pas changement de prestataire ou baisse du prix. La qualité des prestations est, elle aussi, importante. Véronique, syndic bénévole dans une petite copropriété, s’est intéressée au contrat d’assurance, signé dix ans auparavant. Jugeant trop peu élevées les garanties du contrat, elle lance un appel d’offres. "Finalement, nous avons signé avec le même assureur, raconte-t-elle, car ce dernier, tout en maintenant son tarif, a diminué les franchises applicables et augmenté les plafonds de garantie."

Avant de lancer votre appel d’offres, dressez la liste de vos besoins et précisez vos objectifs. "Comparez notamment les garanties offertes et la nature des prestations, les conditions de résiliation, le prix ou les pénalités en cas de manquement ou d’absence de résultat. Veillez à la durée du contrat : un an est une bonne durée pour l’entretien, deux ans pour les assurances", recommande Yves Mosse.

Rédiger un cahier des charges

La rédaction du cahier des charges nécessite de la rigueur. Par exemple, pour le contrat d’entretien des parties communes, définissez précisément les tâches à accomplir, la périodicité et les horaires d’intervention, le nombre de salariés afin d’arriver à un résultat satisfaisant. N’oubliez pas les moyens de contrôle, comme l’émargement chez le gardien.

"N’attendez pas le dernier moment pour lancer les appels d’offres", met en garde Christine Dobrohodov. Quatre à cinq mois avant l’assemblée générale, établissez votre cahier des charges et prenez contact avec plusieurs entreprises en leur demandant de vous soumettre un devis basé sur ce document. Ce sont ces propositions que vous proposerez ensuite à l’assemblée générale des copropriétaires.

Contrôler la bonne exécution des prestations

N’hésitez pas à revoir les contraintes imposées aux prestataires et, notamment si votre objectif est financier, éventuellement à supprimer des prestations pour réduire la facture.

"En renégociant le contrat avec l’entreprise qui entretenait les jardins, notre facture a diminué de 20 %, tout en respectant l’environnement ! Désormais, l’herbe provenant des espaces verts n’est pas ramassée, elle se décompose, s’incorpore à la terre et permet une meilleure fertilisation du sol. Même chose pour les feuilles mortes, dont le ramassage ne s’impose pas dans certains espaces", se félicite Jean-Christophe, qui a suivi ce dossier pour une copropriété d’une centaine de logements en banlieue parisienne.

Enfin, un contrôle de la bonne exécution du contrat s’impose. Si cette tâche revient au syndic, chaque copropriétaire reste cependant concerné.

Choisir un nouveau prestataire d’énergie

L’ouverture du marché de l’énergie à la concurrence permet désormais de choisir un autre prestataire qu’EDF pour la fourniture d’électricité (Direct Énergie, Enercoop, GDF Suez, Poweo…). Une démarche qui n’est pas sans risques. Si les nouveaux tarifs proposés sont attrayants, le seront-ils encore à la fin du contrat ? Or, à ce moment-là, vous ne pourrez plus revenir au tarif réglementé… En effet, cette possibilité n’est ouverte que jusqu’au 30 juin 2010 pour les contrats ayant été souscrits depuis au moins six mois.